忙しい毎日の中で、「もっと効率的に仕事を進めたい」「残業を減らしてプライベートな時間を充実させたい」と感じたことはありませんか？
業務効率化は、大企業から中小企業、スタートアップまで、企業規模や業種に関わらず、すべての企業にとって競争力強化の鍵となる重要な課題と言えるでしょう。
特に、労働人口の減少が進む日本では、限られた人材で最大限の成果を出すために、業務効率化は不可欠な要素となっています。
この記事では、業務の効率化を実現するためのやり方から、上手な進め方、成功のポイントまでを分かりやすく解説します。
あなたもこの記事を読み終える頃には、より生産的で快適な働き方のヒントを手にしているはずです！
では早速、「業務効率化の上手な進め方と成功ポイント」を一緒に見ていきましょう！
業務効率化のやり方
まず、業務効率化とは、業務プロセスから「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省き、非効率な業務を改善することを指します。
具体的には、作業時間やコストの削減、品質の向上、従業員の負担軽減などを目指します。
例えば、以下のようなケースは業務効率化の例となります。
- 手作業で行っているデータ入力作業を自動化する
- 会議の時間を短縮するために、事前に資料を共有する
- 煩雑な承認フローを簡略化する
これまで100社以上の企業や店舗様の課題解決に携わった成功事例をもとに、最適な運用方法を見つけ出し軌道に乗せる施策を実施します。
業務効率化を実現するためには、以下の3つを実施するのが基本です。
- 業務をなくす
- 業務の優先順位を決める
- 業務マニュアルを作成する
業務効率化の目的と、何が無駄な作業なのか基準を定めた上で取り組んでみましょう。
業務をなくす
業務をなくすというのは、「無駄な業務をなくす」ということ。
これは業務の改善案を考える上で、最初に考えなくてはならない点です。
無駄な業務とは、たとえば会議などで必要ではない資料を作ってしまった場合、この資料を作成するための時間も無駄と言えます。
| 無駄な業務をなくすために、常に「今やっている業務の目的は？何につながっている？」を考えることを意識しましょう。 |
業務の優先順位を決める
業務の優先順位を決めていくことは、業務効率化を図る上で重要なポイントです。
たとえば、作業に時間がかかる業務と時間のかからない業務がある場合は、先に時間がかかる業務に取り組みます。
その業務の合間に、時間のかからない業務もできるかもしれません。
先に終わるからと時間のかからない業務にばかり気を取られていると、時間のかかる業務が終わらなくなってしまう可能性もあります。
業務マニュアルを作成する
業務のやり方やルールなどをマニュアル化することで、業務の効率化を図ることができます。
マニュアルを作ることで、無駄な工程を省くことができるため作業時間を削ることができたり、業務担当者によって作業内容が変化しないことから人件費などのコストの想定がしやすいなどのメリットがあげられます。
業務効率化の上手な進め方
業務効率化は、場当たり的な取り組みでは効果を発揮しません。
計画的に進め、継続的に改善していくことが重要です。
ここでは、業務効率化を進めるための5つのステップを紹介します。
ステップ1：現状分析（Plan）
まず、現状の業務フローを詳細に分析し、問題点や改善点、ボトルネックとなっている箇所を明確にします。
具体的なやり方としては以下が挙げられます。
- 業務フローの可視化：各業務の手順、担当者、使用するツール、所要時間などを明確にした業務フロー図を作成します。
- データ収集と分析：各業務にかかる時間、コスト、人的リソース、ミス発生率などのデータを収集し、定量的に分析します。
- 従業員へのヒアリング：現場の従業員へのアンケートやインタビューを行い、業務上の課題や改善点、現場のニーズなどを把握します。
- ベンチマーク分析：同業他社や先進企業の事例を調査し、自社の業務プロセスと比較分析することで、改善のヒントを得ます。
ステップ2：目標設定（Plan）
現状分析の結果を踏まえ、具体的で測定可能な目標（SMART目標）を設定します。
SMART目標とは
例：「〇〇業務の作業時間を〇〇%削減する」「〇〇業務のミス発生率を〇〇%削減する」「〇〇業務の処理件数を〇〇%増加させる」 |
ステップ3：改善策の実施（Do）
目標達成のために、具体的な改善策を実行します。
具体的な改善策実行の例を以下に挙げます。
- ITツール/システムの導入：RPA、AI、クラウドサービス、業務管理システム、コミュニケーションツールなど、最適なツールを導入します。
- 業務フローの見直し：業務プロセスを根本的に見直し、不要な作業の削減、手順の変更、担当者の変更などを行います。
- 標準化とマニュアル作成：業務の手順やルールを明確に定義し、マニュアルを作成することで、属人化を防ぎ、業務の質を均一化します。
- 研修とトレーニング：従業員に対して、新しいツールやシステムの使い方、変更された業務フローなどの研修やトレーニングを実施します。
ステップ4：効果測定（Check）
改善策実施後、定期的に効果測定を行い、目標達成度合いを確認します。
- 目標値との比較：設定した目標値と実際の数値を比較し、達成度合いを評価します。
- KPI（重要業績評価指標）のモニタリング：設定したKPIを定期的にモニタリングし、進捗状況を把握します。
- 従業員へのアンケート：改善策に対する従業員のフィードバックを収集し、改善点を見つけます。
ステップ5：見直しと改善（Action）
効果測定の結果に基づき、改善策を見直し、必要に応じて修正を加えます。
PDCAサイクルを継続的に回していくことで、業務効率化の効果を持続的に高めていくことができます。
これまで100社以上の企業や店舗様の課題解決に携わった成功事例をもとに、最適な運用方法を見つけ出し軌道に乗せる施策を実施します。
業務効率化の成功ポイント
ここでは、すぐに実践できる業務効率化の成功ポイントを、具体的なツールや事例と合わせて紹介します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用する
RPAは、人間が行っていた定型的な業務をソフトウェアロボットが代行する技術です。
ルールに基づいて繰り返し行われる業務を自動化することで、大幅な時間短縮と人為的なミスの削減を実現します。
- 経理部門：請求書処理、経費精算、売上データの集計・分析
- 人事部門：従業員情報の登録・更新、給与計算、勤怠管理
- 営業部門：顧客情報の管理、営業報告書の作成、メール配信
代表的なRPAツールには以下が挙げられます。
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定型的でルール化しやすい業務から優先的に自動化すると、スムーズに業務効率化が図れます。
AI（人工知能）を活用する
AIは、データ分析、顧客対応（チャットボット）、需要予測、不正検知など、高度な情報処理や判断を必要とする業務に活用できます。
機械学習や自然言語処理などの技術を活用することで、人間では困難な大量データの分析や複雑な課題の解決が可能になります。
- マーケティング部門：顧客データの分析、ターゲティング広告の最適化、需要予測
- カスタマーサポート部門：チャットボットによる顧客対応、FAQの自動生成
- 製造部門：製品の品質検査、設備の故障予測
- 金融部門：不正検知、リスク管理
代表的なAIプラットフォーム/サービスには以下が挙げられます。
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AIによって得意なことが異なるため、解決したい課題に最適なAIモデルを選ぶことがポイントです。
クラウドサービスを導入する
- ファイル共有と共同作業：複数人で同じファイルを編集したり、進捗状況を共有したりすることが容易になる。
- Web会議/ビデオ会議：オンラインで会議や打ち合わせを行うことで、移動時間やコストを削減。
- リモートワーク環境の構築：従業員がオフィス以外の場所でも業務を行える環境を整備。
- バックアップとデータ復旧：データをクラウド上にバックアップすることで、災害時などのデータ損失リスクを軽減。
代表的なクラウドサービスは以下が挙げられます。
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適切なセキュリティ対策を講じないとデータの流出の可能性もあるため、注意が必要です。
ペーパーレス化を進める
ペーパーレス化は、紙媒体の書類を電子データに変換することで、業務効率の向上、コスト削減、環境負荷の低減などを実現します。
電子署名や電子契約の導入により、契約締結までの時間短縮や印紙代の削減も可能です。
- 契約書、請求書、領収書などの電子化：紙媒体の書類をスキャンしてPDF化したり、電子データで作成したりする。
- 電子署名、電子契約の導入：オンラインで契約締結が可能になり、印紙代や郵送費を削減。
- 文書管理システムの導入：電子化された文書を効率的に管理・検索できるシステムを導入。
代表的なペーパーレス化ツール/サービスには以下が挙げられます。
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電子化する書類の種類によっては、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、事前に調べておきましょう。
業務の効率化の上手な進め方と成功するポイント【まとめ】
この記事では、業務効率化の上手な進め方と成功するポイントを紹介しました。
業務効率化は、場当たり的な取り組みでは効果を発揮しません。
計画的に進め、継続的に改善していくためにステップを踏むことが重要です。
必要とわかっていても何から手をつけていいか、なかなか進められない業務効率化。
これを機会に、ぜひ業務効率の一歩を踏み出してみませんか。
これまで100社以上の企業や店舗様の課題解決に携わった成功事例をもとに、最適な運用方法を見つけ出し軌道に乗せる施策を実施します。
